Bedienung für Shop-Betreiber
Diese Anleitung richtet sich an Shop-Betreiber und OXID-Admin-Benutzer ohne Server- oder Programmierzugriff. Installation, Datenbankfelder und technische Updates sind unter Installation für Agenturen beschrieben.
Wo sich das Modul befindet
Bestellübersicht (): Ohne markierte Bestellung das Suchfeld Kunden suchen zum Anlegen neuer Bestellungen; mit markierter Bestellung die Schaltflächen für neue Bestellung, Bestellkopie und Bestellbestätigung an Kunde und Betreiber.
Tab BackendOrder einer geöffneten Bestellung: Artikelsuche, Positionsbearbeitung, freie Artikel, Zusatzinformationen und Neuberechnung.
Kundenverwaltung (): Schaltfläche Neue Bestellung mit Sprach-, Währungs- und Brutto/Netto-Wahl, Feld für die Rechnungs-E-Mail-Adresse, EasyAdress-Textfeld und – sofern installiert – die Frontend-Anmeldung als Kunde über Admin2User.
Moduleinstellungen: unter im Tab Einstell.. Das Modul ist in der Modulliste unter seinem technischen Titel „eComStyle.de: easyBackendOrder“ eingetragen.
Einstellungen im Überblick
Die Moduleinstellungen sind in thematische Blöcke gegliedert.
Allgemeine Einstellungen
Einstellung |
Wirkung |
|---|---|
Bestellungen in Netto |
Neue Backend-Bestellungen starten im Nettomodus (Preise ohne Umsatzsteuer). Standard: aus. |
Einkaufspreise sind Nettopreise |
Steuert, ob die hinterlegten Einkaufspreise für die Margenanzeige als Netto- oder Bruttobeträge interpretiert werden. Standard: an. |
Bestellnummer automatisch vergeben |
Vergibt bei Neuanlage und Kopie automatisch eine neue Bestellnummer. Standard: an. |
Preisgenauigkeit |
Anzahl der Nachkommastellen für Preiseingaben; leer lassen für die OXID-Standardeinstellung. |
Ordner für neue / kopierte Bestellungen |
Bestellordner, in dem neu angelegte beziehungsweise kopierte Bestellungen einsortiert werden. Standard: „Neu“. |
Weiterleitung nach Neuanlage |
Öffnet die neue Bestellung sofort nach dem Anlegen. Standard: an. |
Google-Places-API-Schlüssel |
Aktiviert die Adress-Autovervollständigung; Einrichtung durch Ihre Agentur. |
E-Mail-Einstellungen
Einstellung |
Wirkung |
|---|---|
Preisformatierung in Bestellmails |
Korrigiert die Preisformatierung in den Bestellbestätigungs-Mails an Kunde und Betreiber. |
Mail-Template (nur OXID 6) |
Wählt das E-Mail-Design Flow oder Azure für die Modulmails. |
Artikel-Icons in Mails (nur OXID 6) |
Zeigt kleine Artikelbilder in den Bestellbestätigungen. |
Bestellbearbeitung
Einstellung |
Wirkung |
|---|---|
Editor für Kurzbeschreibung |
Aktiviert einen WYSIWYG-Editor für die Artikel-Kurzbeschreibung in der Positionsbearbeitung. |
Einkaufspreis / verkaufte Menge / Lagerbestand / Gewicht / EAN |
Blendet die jeweilige Zusatzinformation je Position im BackendOrder-Tab ein. Standard: an. |
Manuelle Lagerbuchung |
Bucht Bestandsänderungen beim Bearbeiten der Positionen. Standard: aus – ohne diese Option bleibt der Lagerbestand unverändert. |
Benutzergruppen automatisch zuordnen |
Ordnet neue Backend-Kunden automatisch den konfigurierten Kunden- und Händlergruppen sowie Inlands-/Auslandsgruppen zu. |
Maximale Suchergebnisse |
Begrenzung der Trefferliste bei Kunden- und Artikelsuche. Standard: 15. |
Standard-Zahlungsart |
Vorausgewählte Zahlungsart für neue Bestellungen. Standard:
Vorkasse ( |
Zahlarten je Kundengruppe / je Kundennummer |
Zuordnungen, die die wählbaren Zahlarten einschränken; Pflege durch Ihre Agentur. |
Freie Artikel erlauben |
Blendet die Schaltfläche für freie Artikelpositionen ein. Standard: an. |
Standard-Währung |
Vorauswahl der Bestellwährung: EUR, CHF, GBP oder USD. Standard: EUR. |
Varianten/Auswahllisten nachträglich ändern |
Beta-Funktion: Erlaubt die nachträgliche Bearbeitung von Varianten und Auswahllisten vorhandener Positionen. Standard: aus. |
Eigene Artikel- / Bestellfelder |
Zusätzliche Datenbankfelder in der Positions- und Bestellbearbeitung; Definition durch Ihre Agentur. |
PayPal
Einstellung |
Wirkung |
|---|---|
PayPal-E-Mail-Adresse |
E-Mail-Adresse, die PayPal-Zahlungen empfängt. Ist sie hinterlegt, enthält die Bestellbestätigung an den Kunden einen Zahlungslink. Leer = kein PayPal-Button. |
Schnellstart
Öffnen Sie und suchen Sie im Tab Übersicht über das Feld Kunden suchen den gewünschten Kunden. Alternativ starten Sie aus der Kundenverwaltung () über Neue Bestellung.
Wählen Sie gegebenenfalls Sprache, Währung und ob die Bestellung brutto oder netto geführt wird.
Die Bestellung wird angelegt und – je nach Einstellung – direkt geöffnet. Wechseln Sie auf den Tab BackendOrder.
Suchen Sie Artikel über die Artikelnummer oder den Suchbegriff und fügen Sie sie der Bestellung hinzu; passen Sie Mengen und Preise an.
Klicken Sie auf Neu berechnen, um alle Summen, Steuern und Versandkosten aktualisieren zu lassen.
Prüfen Sie Adressen und Zahlungsart und versenden Sie bei Bedarf die Bestellbestätigung an den Kunden.
Bestellungen anlegen
Aus der Bestellübersicht
Öffnen Sie . Solange in der Liste keine Bestellung markiert ist, zeigt der Tab Übersicht oben rechts das Suchfeld Kunden suchen:
Suchbegriff eingeben – durchsucht werden Kundennummer, Firma, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Ort.
Los klicken; es erscheint eine Trefferliste mit den passenden aktiven Kunden.
Den gewünschten Kunden in der Liste anklicken – das Modul legt die neue Bestellung für diesen Kunden an.
Sie müssen dafür also nicht erst in die Benutzerverwaltung wechseln. Findet die Suche keinen Kunden („kein passender User gefunden!“), legen Sie den Kunden zuerst in der Benutzerverwaltung an. Ob die Bestellung im Nettomodus beginnt, steuert die Moduleinstellung „Bestellungen in Netto“.
Ist dagegen eine Bestellung in der Liste markiert, bietet der Tab Übersicht oben rechts weitere Schaltflächen:
Neue Bestell. – legt eine neue, noch leere Bestellung für den Kunden der markierten Bestellung an,
Kopieren – dupliziert die markierte Bestellung samt Positionen,
An Kunden mailen und An Admin mailen – versenden die Bestellbestätigung.
Eine im Nettomodus geführte Bestellung erkennen Sie am Hinweis „Nettobestellung“.
Aus der Kundenverwaltung
Öffnen Sie unter den Kunden und klicken Sie auf Neue Bestellung. Wählen Sie dabei – sofern eingerichtet – Bestellsprache, Währung und Brutto- beziehungsweise Nettomodus. Die Bestellung übernimmt Kunden- und Adressdaten des Kunden.
Für einen neuen Kunden legen Sie zuerst den Kundendatensatz in der Benutzerverwaltung an und starten dann die Bestellung.
Kopierte Bestellungen landen im konfigurierten Ordner und erhalten je nach Einstellung eine neue Bestellnummer. Im OXID-6-Paket steht in der Kundenverwaltung zusätzlich eine Kundenkopie zur Verfügung, die einen bestehenden Kunden mit seinen Stammdaten dupliziert – hilfreich für Zweitkonten oder neue Ansprechpartner.
Bestellung bearbeiten
Artikel und Positionen
Im Tab BackendOrder fügen Sie Artikel per Artikelnummer oder Suchbegriff hinzu. Jede Position lässt sich anschließend bearbeiten: Titel, Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Rabatt und Steuersatz. Positionen können kopiert und entfernt werden; die Sortierung der Positionen ist änderbar.
Über die Schaltfläche für freie Artikel erfassen Sie Positionen ohne Shop-Artikelstamm, zum Beispiel individuelle Sonderanfertigungen oder Serviceleistungen. Freie Artikel werden mit eigenem Titel und Preis angelegt.
Ist die Beta-Funktion aktiviert, lassen sich auch Varianten und Auswahllisten vorhandener Positionen nachträglich ändern. Prüfen Sie das Ergebnis dabei besonders sorgfältig.
Adressen
Rechnungs- und Lieferadresse bearbeiten Sie im Tab Stamm beziehungsweise Adressen der Bestellung. Mit dem EasyAdress-Feld fügen Sie eine komplette Anschrift als Textblock ein; das Modul verteilt die Zeilen automatisch auf die Adressfelder. Sofern Ihre Agentur einen Google-Places-Schlüssel hinterlegt hat, schlägt das Eingabefeld Adressen direkt vor.
Zahlungsart und Versand
Die Zahlungsart wählen Sie je Bestellung aus; die Vorauswahl folgt der Moduleinstellung. Zusätzliche Zuordnungen – etwa Zahlarten je Kundengruppe oder freigegebene Zahlarten anhand der Kundennummer – richtet Ihre Agentur in den Einstellungen ein.
Neuberechnung und Lager
Nach jeder Änderung an Positionen, Rabatten oder Versand klicken Sie auf Neu berechnen. Das Modul aktualisiert Zwischensummen, Mehrwertsteuer, Versandkosten und Gesamtsumme.
Je nach Einstellung zeigt der Tab zusätzlich je Position:
Lagerbestand und verkaufte Menge,
Gewicht und EAN,
Einkaufspreis sowie die Marge in Prozent und als Betrag.
Ist die manuelle Lagerbuchung aktiviert, wird der Lagerbestand beim Hinzufügen oder Ändern von Positionen entsprechend gebucht. Ohne diese Option erfolgt keine automatische Bestandskorrektur durch das Modul.
Bestellbestätigung versenden
Aus der Bestellübersicht oder der Bestellung heraus versenden Sie die Bestellbestätigung per E-Mail an den Kunden und optional eine Kopie an den Shop-Betreiber. Ist in den Einstellungen eine PayPal-E-Mail-Adresse hinterlegt, enthält die Kundenmail einen Zahlungslink.
Typische Abläufe
Telefonische Bestellung erfassen
Kunden in der Benutzerverwaltung öffnen oder über die Bestellübersicht suchen.
Neue Bestellung mit Sprache, Währung und Brutto/Netto starten.
Im Tab BackendOrder Artikel hinzufügen, Preise und Mengen anpassen, freie Artikel ergänzen.
Adresse per EasyAdress oder manuell prüfen, Zahlungsart wählen.
Neu berechnen ausführen und Summen kontrollieren.
Bestellbestätigung an den Kunden senden; Bestellung anschließend wie eine normale Shopbestellung abwickeln.
Bestellung nachträglich korrigieren
Bestellung öffnen und den Tab BackendOrder wählen.
Positionen ändern, kopieren oder entfernen; Rabatte und Steuersätze anpassen.
Neu berechnen ausführen.
Bei Bedarf dem Kunden eine aktualisierte Bestellbestätigung senden.
Grenzen und Hinweise
Das Modul erfasst und verändert Bestellungen; es ersetzt keine Prüfung von Steuern, Zahlungseingängen, Lagerbestand und Versandabwicklung.
Ohne aktivierte manuelle Lagerbuchung verändert das Modul den Artikelbestand nicht. Prüfen Sie den Bestand bei Backend-Bestellungen selbst.
Die nachträgliche Bearbeitung von Varianten und Auswahllisten ist eine Beta-Funktion und sollte nach jeder Nutzung stichprobenartig geprüft werden.
Rückzahlungen, Gutschriften und Retouren erzeugt das Modul nicht automatisch; dafür sind die üblichen Shop- beziehungsweise externen Prozesse zuständig.
Frontend-Login als Kunde und Adress-Autovervollständigung stehen nur zur Verfügung, wenn Admin2User installiert beziehungsweise ein Google-Places-Schlüssel hinterlegt ist.
Eine im Admin erfasste Bestellung löst keine automatische Zahlungsabwicklung aus; Zahlarten wie PayPal laufen über den Zahlungslink in der Bestellbestätigung oder Ihren üblichen Prozess.
Häufige Anwenderfragen
Nach dem Anlegen öffnet sich die Bestellung nicht
Aktivieren Sie in den Moduleinstellungen die Weiterleitung nach Neuanlage oder öffnen Sie die Bestellung über die Bestellliste im konfigurierten Ordner.
Der Lagerbestand stimmt nicht
Ohne aktivierte manuelle Lagerbuchung bucht das Modul keine Bestände. Aktivieren Sie die Option oder korrigieren Sie den Lagerbestand direkt am Artikel.
Eine Zahlungsart fehlt in der Auswahl
Prüfen Sie die Zuordnungen in den Moduleinstellungen (Kundengruppen- und Kundennummer-basierte Zahlarten) sowie die Standard-Zahlart. Anhaltende Probleme klären Sie mit Ihrer Agentur.
Der Kunde erhält keine Bestellbestätigung
Prüfen Sie die E-Mail-Adresse der Bestellung beziehungsweise die Rechnungs-E-Mail-Adresse des Kunden und den Spam-Ordner. Für den Versand ist die E-Mail-Konfiguration des Shops verantwortlich.