Bedienung für Shop-Betreiber

Diese Anleitung richtet sich an Shop-Betreiber und OXID-Admin-Benutzer ohne Server- oder Programmierzugriff. Installation, Composer-Abhängigkeiten, Datenbankfelder und technische Updates sind unter Installation für Agenturen beschrieben.

Wo sich das Modul befindet

• Tab PDF-Dokumente: vollständige Belegverwaltung mit Dokumenttyp, Zusatztext, Rechnungs- und Bestelldaten, Sendungsverfolgung und allen Aktionen.

• Tab Übersicht einer Bestellung: kompakte Box für Rechnung und Lieferschein inklusive Schnellaktionen.

• Kundenkonto: im Shop-Frontend erscheint bei Bestellungen je nach Einstellung ein Download-Link zur Rechnung; auf der Danke-Seite kann die Rechnung direkt nach dem Bestellabschluss angeboten werden.

• Moduleinstellungen: unter Erweiterungen ‣ Module im Tab Einstell.. Das Modul ist in der Modulliste unter seinem technischen Titel „eComStyle.de: easyDocuments“ eingetragen.

Einstellungen im Überblick

Die Moduleinstellungen sind in thematische Blöcke gegliedert. Die folgenden Abschnitte erklären Zweck und Wirkung; nicht benötigte Optionen lassen sich leer oder deaktiviert stehen.

Allgemeine Einstellungen

Einstellung	Wirkung
BCC-E-Mail-Adresse	Jede per Modul versandte Dokument-E-Mail geht zusätzlich als Blind- kopie an diese Adresse, zum Beispiel an Ihre Buchhaltung.
PDF-Logo	Dateiname des Logos aus dem Modul-Asset-Ordner; das Logo erscheint im Belegkopf. Ihre Agentur legt die Datei ab.
Zusatztext-Eingabe aktivieren	Blendet im PDF-Tab ein Textfeld ein. Der Zusatztext erscheint auf dem Beleg; die Zeichenfolge ~~~ teilt den Text in einen Teil über und einen Teil unter der Positionstabelle.
Intelligente Dokumentprüfung	Passt Beleginhalte automatisch an, zum Beispiel den Hinweis zur geleisteten Zahlung oder zur Anzahlung je nach Zahldaten und Dokumenttyp.
Kleinunternehmer-Modus	Ergänzt den Hinweis nach § 19 UStG und unterdrückt die MwSt.-Ausweise auf den Belegen.
DejaVu-Schriftart	Verwendet die Schrift DejaVu Sans; hilfreich bei Sonderzeichen und kyrillischen Zeichen, die mit der Standardschrift fehlen können.
Sendungsnummer-Feld	Blendet im PDF-Tab das Eingabefeld für die Trackingnummer ein; der Wert wird beim Bestelldatensatz gespeichert und kann in Belegen und Mails ausgegeben werden.

E-Mail-Einstellungen

Einstellung	Wirkung
Als versendet markieren	Setzt nach dem Rechnungsversand automatisch das Versanddatum der Bestellung. Optional folgt die Standard-Versandbenachrichtigung des Shops an den Kunden.
Mehrfachversand aktivieren	Ermöglicht den Versand eines Dokuments an alle Bestellungen eines Ordners, zum Beispiel Erinnerungen an alle offenen Rechnungen.
Maximale Anzahl Mehrfachversand	Begrenzt, wie viele E-Mails pro Durchlauf versendet werden, um Zeitüberschreitungen zu vermeiden.
Ordner für bezahlte / offene Rechnungen	Verschiebt die Bestellung beim Rechnungsversand automatisch in den gewählten Bestellordner, abhängig vom Bezahlstatus.
Text-E-Mail-Template	Optionaler Betreff/Inhalt für eine reine Textmail ohne PDF-Anhang.

Dateiablage

Einstellung	Wirkung
Speicherpfad	Shop-Unterordner, in dem erzeugte PDFs abgelegt werden. Platzhalter wie {oxbilldate} erzeugen Jahres- oder Datumsordner. Leer lassen, um die Ablage zu deaktivieren.
Dateinamen-Schema	Aufbau des Dateinamens aus Platzhaltern wie Rechnungsnummer, Datum und Kundenname.
Präfix USt-freie Rechnung / EU-Ausland	Optionaler Zusatz im Dateinamen für Rechnungen ohne Umsatzsteuer beziehungsweise EU-Auslandsrechnungen.
Frontend-PDFs nicht speichern	Belege, die ein Kunde selbst im Kundenkonto abruft, werden nicht im Ablageordner gespeichert.
Vorhandene PDFs nicht überschreiben	Erzeugt bei gleichem Dateinamen eine neue Datei, statt die bestehende zu ersetzen.

Kopf- und Fußzeile

Einstellung	Wirkung
Absenderformat	Steuert, ob im Adresskopf Inhabername, Firma oder beides ausgegeben wird.
Shop-Adresse im Kopf	Blendet die Absenderadresse im Briefkopf ein.
Drei-Spalten-Fußzeile	Aktiviert die dreispaltige Fußzeile mit Adresse, Bankdaten und Shop-Informationen.
Bankdaten in Fußzeile	Gibt die in den Grundeinstellungen hinterlegte Bankverbindung im Fuß aus.
Shop-Name in Fußzeile	Ergänzt den Shopnamen in der Fußzeile.

Beleginhalt

Einstellung	Wirkung
Kurzbeschreibung begrenzen	Kürzt die Artikel-Kurzbeschreibung auf die angegebene Zeichenzahl.
Firma plus Kundenname	Ergänzt den Kundennamen unter der Firma in der Rechnungsadresse.
Lieferadresse im Lieferschein	Steuert, ob die abweichende Lieferanschrift auf dem Lieferschein erscheint.
Gewicht im Lieferschein	Gibt das Artikelgewicht auf dem Lieferschein aus.
Gratisartikel ausblenden	Positionen mit Preis 0 erscheinen nicht auf dem Beleg.
Mengeneinheit / Marke / Transaktions-ID	Blendet die jeweilige Angabe auf dem Beleg ein.
„Auftrag“- / „Vorgang“-Wortlaut	Verwendet statt „Bestellung“ die Bezeichnung „Auftrag“ oder „Vorgang“ auf den Belegen.
Zwischensummen	Zeigt Zwischensummen bei mehrseitigen Belegen.
Eigene Artikel- / Bestellfelder	Zusätzliche Datenbankfelder, deren Inhalt auf dem Beleg ausgegeben wird; Definition durch Ihre Agentur.

Bankdaten und Zahlung

Einstellung	Wirkung
Abweichender Kontoinhaber	Überschreibt den Kontoinhaber aus den Grundeinstellungen.
PayPal-E-Mail / Maximalbetrag	Blendet auf Belegen einen PayPal-Zahlbutton ein; nur bis zum eingestellten Höchstbetrag. Leer = deaktiviert.
Zahlungsziele	Tage bis zur Fälligkeit für Rechnung, Angebot/Proforma und Zahlungserinnerung; werden auf dem Beleg und im Feld „bezahlen bis“ vermerkt.
Zahlarten mit Bankdaten / mit „bezahlt“-Hinweis	Liste der Zahlungsarten, für die Bankdaten beziehungsweise der Zahlungseingangs-Hinweis ausgegeben wird.
Überweisungs-QR-Code	Erzeugt einen EPC-QR-Code mit den Überweisungsdaten auf dem Beleg. Setzt ein optionales Zusatzpaket voraus, das Ihre Agentur installiert.

Frontend

Einstellung	Wirkung
Rechnung im Kundenkonto	Steuert den Download-Link in der Bestellhistorie: nie, bei vorhandener Rechnungsnummer, bei bezahlter Bestellung oder Rechnungsnummer, oder immer.
Rechnung nach Bestellabschluss	Bietet die Rechnung auf der Danke-Seite an: nie, bei bezahlter Bestellung oder immer.
Zahlart für Proforma-Mail	Versendet automatisch eine Proformarechnung an Kunden der eingestellten Zahlungsart, zum Beispiel Vorkasse.

Erweitert

Einstellung	Wirkung
XML einbetten	Bindet die XML-Daten des xRechnung-Moduls in die PDF ein (ZUGFeRD/xRechnung). Funktioniert nur mit dem separat erhältlichen xRechnung-Modul.
Eigene CSS-Regeln	Zusätzliches CSS für die Belegtemplates; Eingriffe durch Ihre Agentur.
Dompdf-Pfad	Abweichender Autoload-Pfad, falls dompdf nicht im Standard-Vendor- Verzeichnis liegt.
Zusatz-Anhänge	Dateien aus dem Modulordner, die jeder Dokument-E-Mail angehängt werden, zum Beispiel AGB oder Widerrufsbelehrung als PDF.
Dokumenttypen	Technische Liste der aktivierten Dokumenttypen; Anpassung nur in Absprache mit Ihrer Agentur.

Schnellstart

1. Öffnen Sie im OXID-Admin unter Bestellungen verwalten ‣ Bestellungen eine Bestellung.

2. Wechseln Sie auf den Tab PDF-Dokumente.

3. Wählen Sie oben den Dokumenttyp, zum Beispiel Rechnung.

4. Klicken Sie auf Vorschau, um den Beleg als HTML zu prüfen.

5. Erzeugen Sie das Dokument mit ansehen (PDF im Browser), speichern (PDF-Datei) oder mailen (PDF als E-Mail-Anhang an den Kunden).

Bei der ersten Rechnung vergibt das Modul – sofern noch nicht vorhanden – automatisch Rechnungsnummer und Rechnungsdatum der Bestellung und speichert das Zahlungsziel. Andere Dokumenttypen ändern diese Daten nicht.

Dokumenttypen

Je nach Konfiguration stehen folgende Typen zur Verfügung:

• Rechnung, Angebot, Auftragsbestätigung, Zahlungserinnerung, Lieferschein, Gutschrift und Proformarechnung,

• Brief: ein frei formatierbares Anschreiben ohne Positionstabelle,

• Beispieldokument: Testausgabe mit Beispieldaten zur Layout-Prüfung.

Im Tab PDF-Dokumente kann die Rechnung zusätzlich als Kopie ohne Rechnungsnummer erzeugt werden; für Rechnung und Proforma lässt sich eine abweichende Rechnungs-E-Mail-Adresse je Bestellung hinterlegen.

Wichtig: Jeder Aufruf von ansehen, speichern oder mailen erzeugt das Dokument neu aus den aktuellen Bestell- und Shopdaten. Ändern sich Adresse, Artikel oder Einstellungen, ändert sich auch das neu erzeugte PDF.

Typische Abläufe

Rechnung erstellen und versenden

1. Bestellung öffnen und den Tab PDF-Dokumente wählen.

2. Optional Zusatztext eintragen und eine abweichende Rechnungs-E-Mail hinterlegen.

3. Vorschau prüfen, dann ansehen oder speichern.

4. Mit mailen versenden. Die Mail geht an die Rechnungs-E-Mail-Adresse, falls hinterlegt, sonst an die Bestell-E-Mail-Adresse; eine BCC-Kopie folgt der Einstellung.

5. Je nach Konfiguration wird die Bestellung als versandt markiert, in einen Ordner verschoben und der Versandzeitpunkt gespeichert.

Zahlung und Versand im PDF-Tab pflegen

Im selben Tab pflegen Sie außerdem:

• Bezahldatum: Bestellung als bezahlt markieren oder das Datum ändern; der Beleg zeigt je nach Einstellung einen „bezahlt“-Hinweis.

• Versandstatus: Bestellung als versendet markieren, wahlweise inklusive Standard-Versandmail des Shops.

• Sendungsnummer: Trackingnummer hinterlegen, wenn das Feld aktiviert ist.

• Bestellordner: Bestellung in einen anderen Ordner verschieben.

Mehrfachversand

Ist der Mehrfachversand aktiviert, versendet das Modul den gewählten Dokumenttyp an alle Bestellungen des aktuell geöffneten Ordners – begrenzt auf die eingestellte Maximalzahl. Nutzen Sie dafür einen eigenen Ordner und prüfen Sie den Versand zuerst mit wenigen Testbestellungen.

Rechnung im Kundenkonto

Je nach Frontend-Einstellung findet der Kunde in Mein Konto ‣ Bestellhistorie einen Link, um die Rechnung als PDF herunterzuladen. Das PDF wird bei jedem Abruf neu erzeugt; ob es zusätzlich in der Serverablage landet, steuert die Option „Frontend-PDFs nicht speichern“.

Grenzen und Hinweise

• Das Modul erzeugt Belege aus den Bestelldaten; es ersetzt keine Buchhaltung und prüft keine steuerlichen Pflichtangaben.

• Eine einmal vergebene Rechnungsnummer wird nicht überschrieben. Falsche Nummern korrigieren Sie direkt an der Bestellung.

• Brief und Beispieldokument enthalten keine Positionstabelle und keine Rechnungsnummern-Logik.

• Der QR-Code, die XML-Einbettung und Zusatz-Anhänge funktionieren nur, wenn die jeweilige Voraussetzung technisch eingerichtet ist.

• Änderungen an Layout und Templates nimmt Ihre Agentur vor; eigene CSS- Regeln können bei unpassenden Angaben das Beleglayout verschieben.

• PDFs werden bei jedem Aufruf neu erzeugt. Möchten Sie einen festen Stand archivieren, nutzen Sie die konfigurierte Serverablage oder laden Sie die Datei herunter.

Häufige Anwenderfragen

Die Rechnung hat keine oder eine falsche Nummer

Nummer und Datum werden nur bei der ersten Rechnung automatisch vergeben. Prüfen Sie Rechnungsnummer und -datum direkt an der Bestellung und korrigieren Sie sie dort, danach das PDF neu erzeugen.

Die E-Mail kommt beim Kunden nicht an

Prüfen Sie die hinterlegte Rechnungs-E-Mail-Adresse, die Bestelladresse und den Spam-Ordner. Für den Versand ist die E-Mail-Konfiguration des Shops verantwortlich; wenden Sie sich bei anhaltenden Problemen an Ihre Agentur.

Logo, QR-Code oder einzelne Angaben fehlen

Prüfen Sie die Moduleinstellungen: Logo-Dateiname, QR-Code-Option und die Zuordnung der Zahlungsarten. Technische Voraussetzungen wie das QR-Code-Paket oder das xRechnung-Modul richtet Ihre Agentur ein.