Bedienung für Shop-Betreiber
Diese Anleitung richtet sich an Shop-Betreiber und OXID-Admin-Benutzer ohne Server- oder Programmierzugriff. Installation und technische Updates sind unter Installation für Agenturen beschrieben.
Wo sich das Modul befindet
xRechnung arbeitet direkt in der Bestellübersicht. Öffnen Sie eine Bestellung unter und wechseln Sie in den Tab Übersicht. Dort erscheint der Block „X-Rechnung“ mit drei Eingabefeldern und vier Schaltflächen.
Die Moduleinstellungen erreichen Sie unter über den Eintrag „eComStyle.de: xRechnung“ im Tab Einstell. in der Gruppe „Allgemein“.
Moduleinstellungen
Einstellung |
Wirkung |
|---|---|
Zweistelliger ISO-Code des Shop-Heimatlandes |
Länderkennzeichen für die Steuerfall-Erkennung, Vorgabe |
Fälligkeit der X-Rechnung in Tagen ab Rechnungsdatum |
Zahlungsziel, das beim Erzeugen der Rechnung gesetzt wird, Vorgabe
|
E-Mail-Adresse des Shops speziell als Kontakt für X-Rechnungen |
Optional: Abweichende Kontaktadresse für den Rechnungsverkehr. Leer = die Info-Adresse aus den Shop-Stammdaten wird verwendet. |
Bankkonto-Inhaber |
Optional: Abweichender Kontoinhaber, falls er nicht den Stammdaten entspricht. Leer = Firma und Name aus den Shop-Stammdaten. |
Zahlarten-IDs für SEPA-Bezahlungen |
Liste der Zahlungsarten, die auf der Rechnung als
SEPA-Überweisung ausgewiesen werden, eine je Zeile. Vorgegeben
sind |
Freitext auf jeder Rechnung |
Textbaustein, der in jede erzeugte X-Rechnung übernommen wird, etwa für rechtliche Angaben zum Unternehmen. |
Felder und Schaltflächen in der Bestellübersicht
Im Block „X-Rechnung“ stehen je Bestellung drei Eingabefelder bereit:
Rechnungseingangs-E-Mail des Kunden: Abweichende E-Mail-Adresse für den elektronischen Rechnungsempfang (bei Behörden und B2B-Kunden oft eine eigene Faktura-Adresse). Bleibt das Feld leer, geht die E-Mail an die Bestell-E-Mail-Adresse.
Leitweg-ID des Kunden: Die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers – bei öffentlichen Auftraggebern Pflicht. Bleibt das Feld leer, wird die Kundennummer als Referenz eingesetzt.
Freie Notiz auf der Rechnung: Zusätzlicher Text nur für diese eine Rechnung.
Über Eingaben speichern werden die drei Werte an der Bestellung hinterlegt. Darunter stehen:
Ansehen – öffnet die Rechnung optisch aufbereitet in einem Popup zur Kontrolle.
Versenden – sendet die XML-Datei per E-Mail an den Kunden (mit Sicherheitsabfrage).
Herunterladen – lädt die Datei
xrechnung_<Rechnungsnr>.xmlherunter.
Schnellstart
Öffnen Sie eine Bestellung und tragen Sie bei Bedarf Rechnungseingangs-E-Mail und Leitweg-ID des Kunden ein; Eingaben speichern wählen.
Klicken Sie Ansehen und kontrollieren Sie die aufbereitete Rechnung: Positionen, Summen, Steuerfall, Zahlungsbedingungen und Bankdaten.
Laden Sie die Datei mit Herunterladen herunter oder senden Sie sie mit Versenden an den Kunden.
Achtung
Beim ersten Erzeugen einer X-Rechnung vergibt das Modul gegebenenfalls die nächste Rechnungsnummer der Bestellung und setzt Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum fest. Die Rechnungsnummer ist damit verbraucht. Ist die Bestellung bereits als bezahlt markiert, wird die Rechnung als vollständig bezahlt ausgewiesen.
Was in der X-Rechnung steht
Die XML-Datei folgt dem XRechnung-Standard (Profil XRechnung 3) und enthält unter anderem:
Rechnungsnummer, Rechnungs- und Lieferdatum, Bestellnummer als Verwendungszweck,
Verkäufer- und Käuferdaten samt Leitweg-ID,
Positionen mit Mengen, Preisen und Steuersätzen,
den Steuerfall – Inland, umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (mit Hinweis) oder Export in ein Nicht-EU-Land,
die Zahlungsart als SEPA-Überweisung oder Online-Zahlung,
Bankverbindung (IBAN, BIC, Kontoinhaber) aus den Shop-Stammdaten,
Zahlungsziel und – bei bereits bezahlten Bestellungen – den Vermerk der Vorauszahlung,
Versandkosten und Zahlungsgebühren als eigene Positionen sowie Rabatte.
Zusammenarbeit mit dem Modul Documents
Ist zusätzlich das Modul Documents installiert und aktiv, kann die XML-Rechnung direkt in das Rechnungs-PDF eingebettet werden. Dazu aktivieren Sie in den Moduleinstellungen von Documents die Option „XML in PDF einbetten (xRechnung)“.
Das Ergebnis ist eine Hybrid-Rechnung nach dem ZUGFeRD-Prinzip: eine einzige PDF-Datei, die für den Empfänger normal lesbar ist und gleichzeitig die maschinenlesbaren XML-Rechnungsdaten enthält. Die Einbettung gilt nur für den Dokumententyp Rechnung und nur, wenn beide Module aktiv sind.
Tipp
Prüfen Sie die erzeugten X-Rechnungen vor dem produktiven Einsatz
mit einem Validator, zum Beispiel unter
tools.primexchange.de/validator. Achten Sie besonders auf
Summen, Steuerfälle und die Bankverbindung.
Grenzen und Hinweise
Das Modul erzeugt nur das XML-Format – ohne Documents gibt es kein eingebettetes PDF.
Die Versand-E-Mail ist ein fester Standardtext mit der XML-Datei im Anhang; ein eigenes Template gibt es nicht.
Der Versand wird in der Benutzerhistorie des Kunden als Vermerk festgehalten.
Bei fehlender Kunden-E-Mail-Adresse kann nicht versendet werden; tragen Sie dann die Rechnungseingangs-E-Mail an der Bestellung ein.
Das Modul erzeugt Belege, übernimmt aber keine Buchhaltung: Export, Archivierung und Übergabe an die Buchhaltung bleiben Ihre Aufgabe.
Häufige Anwenderfragen
Der X-Rechnung-Block fehlt in der Bestellübersicht
Das Modul ist nicht aktiv oder der Shopcache wurde nicht geleert. Prüfen Sie und leeren Sie den Cache.
Die falsche Steuerart steht auf der Rechnung
Der Steuerfall richtet sich nach Lieferland, USt-IdNr. und dem ISO-Code des Shop-Heimatlandes in den Moduleinstellungen. Prüfen Sie Land und USt-IdNr. des Kunden sowie die Heimatland-Einstellung.
Die Rechnung soll ein PDF mit eingebetteter XML sein
Dafür ist das Modul Documents erforderlich: Installieren und aktivieren Sie es und schalten Sie dort „XML in PDF einbetten (xRechnung)“ ein.
Der Kunde hat die E-Mail nicht erhalten
Prüfen Sie die hinterlegte Rechnungseingangs-E-Mail an der Bestellung und die Bestell-E-Mail-Adresse. Der Vermerk in der Benutzerhistorie zeigt, ob und an wen versendet wurde.